เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับโครงการ ตอนที่ 1

เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับโครงการ
ตอนที่ 1 : ความหมายของโครงการและข้อมูลที่สำคัญสำหรับโครงการ

หลายคนเมื่อต้องรับผิดชอบในการดำเนินโครงการใดๆ เชื่อได้ว่าทุกคนต้องเริ่มต้นจากการวางแผนการทำกิจกรรม ว่าจะทำอะไรก่อน หรือหลังอย่างไร วางแผนการทำงานแล้วก็มาดูเรื่องเงิน ว่ามีงบประมาณเท่าไหร่อย่างไร เพียงพอหรือไม่ เมือเสร็จสรรพก็ลุยกันเลย แต่สิ่งหนึ่งที่มักจะหลงลืมกันไป อาจเพราะความไม่ถนัด หรืออาจความไม่ชำนาญ เชี่ยวชาญทุกคนเลยมักจะแกล้งลืมๆ มันไป นั่นคือ การเก็บรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อจะนำมาให้ประโยชน์

ความหมายของโครงการ

ก่อนที่จะลงลึกไปในรายละเอียดต่าง ๆ ของการเก็บรวบรวมข้อมูลในโครงการ ขอทบทวนความหมายของโครงการให้ทุกคนมีความเข้าจให้ตรงกันเสียก่อน

Slide02

โครงการ คือ การวางแผนล่วงหน้าที่จัดทำขึ้นอย่างเป็นระบบ ประกอบไปด้วยกิจกรรมย่อยหลายๆ กิจกรรม ที่ต้องมีการวิเคราะห์ วางแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ภายใต้ขอบเขตของวัตถุประสงค์ของโครงการ และมีการกำหนดระยะเวลาการนำเนิงงานอย่างชัดเจน เพื่อให้การดำเนินงานดังกล่าวบรรลุเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ที่มีอยู่ ภายในระยะเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่

วงจรชีวิตโครงการ

ในการดำเนินโครงการต่าง ๆ โดยทั่ว ๆ ไป โครงการมักจะมีวงจรชีวิตโครงการที่มีความคล้ายคลึงกับการดำเนินการตามแผนงานทั่ว ๆ ไป อาจจะเนื่องจากโครงการก็คือ แผนงาน นั่นเอง กล่าวคือ โครงการจะประกอบไปด้วยขั้นตอนใน 4 ขั้นตอน

  1.  ขั้นพัฒนาโครงการ ขั้นตอนนี้จะเริ่มต้นจากการกำหนดขอบเขต หรือกำหนดไอเดียของโครงการคร่าว ๆ ว่าโครงการนี้จะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร และเพื่ออะไร เมื่อได้โครงร่างคร่าว ๆ แล้วจึงเริ่มพัฒนาต่อในรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ การวางเป้าหมาย และรูปแบบของกิจกรรมหลัก ตัวชี้วัดของโครงการ แล้วนำโครงการดังกล่าวเสนอต่อผู้มีอำนาจในการอนุมัติโครงการอนุมัติให้ดำเนินการต่อไป
  2. ขั้นวางแผนโครงการ เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติ โครงการเหล่านี้จะถูกส่งมอบใส่มือผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ซึ่งอาจเป็นผู้เขียนโครงการเสนอเอง หรือไม่ใช่ก็สุดแล้วแต่โครงสร้าง และหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละองค์กรที่จะกำหนดบทบาท แต่ในขั้นตอนนี้ เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติและถูกส่งมอบมาสู่ผู้รับผิดชอบแล้ว ผู้รับผิดชอบจะทำการศึกษารายละเอียดของโครงการที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อทำการวางแผนรายละเอียดของกิจกรรม ตลอดจนวางแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้สามารถดำเนินการได้ภายใต้งบประมาณที่กำหนดให้ เพื่อให้โครงการนั้นสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้Slide03
  3. ขั้นการดำเนินโครงการ ขั้นตอนที่จัดได้ว่าเป็นขั้นตอนที่ผู้ดำเนินโครงการจะยุ่งที่สุด เพราะเมื่อโครงการเริ่มดำเนินการ กิจกรรมต่าง ๆ ต้องดำเนินการตามแผนที่กำหนดขึ้น ซึ่งบางครั้งอาจไม่ได้มีเพียงกิจกรรมเดียวที่ดำเนินการ ผู้ดำเนินโครงการต้องทำหลาย ๆ กิจกรรมพร้อม ๆ กันในเวลาเดียว ซึ่งในวงจรชีวิตโครงการ ช่วงนี้จะเป็นช่วงที่เส้นกราฟจะพุ่งสูงชันมากที่สุด และเป็นช่วงที่ต้องใช้เวลามากที่สุดของวงจงชีวิตโครงการ
  4. ขั้นสิ้นสุดและปิดโครงการ เมื่อโครงการดำเนินการมาได้เป็นระยะเวลาหนึ่งซึ่งเป็นช่วงท้าย ๆ ของโครงการ ช่วงนี้จะเป็นช่วงที่กิจกรรมในโครงการเริ่มจบ และปิดกิจกรรมไปซึ่งเมื่อเข้าสู่ช่วงท้ายโครงการ ผู้ทำโครงการมักจะเริ่มต้นรวบรวมข้อมูลที่ดำเนินกิจกรรมไปทั้งหมดทั้งสิ้น เพื่อเตรียมตอบเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

จากการดำเนินโครงการแบบโดยทั่ว ๆ ไปส่วนใหญ่กิจกรรมที่มักจะเกิดขึ้นในช่วงท้าย ๆ ของวงจรชีวิตโครงการมักจะเป็นการประเมินโครงการ เพื่อที่จะทำการค้นหาคำตอบจากโครงการว่าโครงการดังกล่าวได้ดำเนินการตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ สำเร็จตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ ณ ตอนเริ่มโครงการไว้หรือยัง และปัญหาที่มักจะพบตามมาก็คือ ไม่มีข้อมูลที่ต้องการ แม้ว่าจะมีร่องรอยของการดำเนินโครงการ หรือบางครั้งอาจจะมีข้อมูลที่ต้องการตามตัวชี้วัด แต่เก็บข้อมูลมาอย่างไม่ถูกต้อง ไม่ตอบวัตถุประสงค์ ฯลฯ ซึ่งผู้ดำเนินโครงการก็ต้องวุ่นวายกับการเก็บรวบรวมข้อมูลมาให้ใหม่ ซึ่งหากเป็นข้อมูลที่สามารถเก็บย้อนหลังได้ก็รอดตัวไป แต่หากไม่ได้ก็ต้องมาหาวิธีการแก้ปัญหากันอีก วนอยู่อย่างนี้ไม่จบสิ้น

Slide04

กล่าวโดยสรุป หากมองวงจรชีวิตของโครงการในแง่ของข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น สามารถแบ่งหมวดหมู่ของข้อมูลออกได้เป็น 4 หมวด (ดังภาพ)

  • Context – บริบทโครงการ หมวดนี้เป็นข้อมูลที่มีความจำเป็นในขั้นของการพัฒนาโครงการ กล่าวคือในการพัฒนาโครงการ สำหรับข้อมูลในขั้นนี้ทำความเข้าใจง่าย ๆ คือ ข้อมูลทั้งหมดทั้งมวลที่เป็นปัจจัยภายนอกที่ส่งผลต่อโครงการ ปัจจัยที่ผู้ดำเนินโครงการไม่สามารถควบคุม หรือเปลี่ยนแปลงได้ เช่น นโยบายรัฐบาลที่ประเด็นที่ส่งผลต่อโครงการ สภาวะเศรษฐกิจ สังคม และวัฒนธรรม วิถีชีวิตของชุมชนที่จะดำเนินโครงการ เป็นต้น จะสังเกตได้ว่าปัจจัยเปหล่านี้เป็นปัจจัยที่ล้วนแล้วแต่ส่งผลต่อโครงการ แต่ผู้ดำเนินโครงการไม่สามารถที่จะควบคุมให้เกิดหรือเปลี่ยนแปลงได้
  • Input – ปัจจัยนำเข้าโครงการ สำหรับหมวดของปัจจัยนำเข้า คือการศึกษาข้อมูลใด ๆ ก็ตามที่มีความจำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการ ซึ่งส่วนใหญ่คือการศึกษาข้อมูลที่เป็นปัจจัยภายในที่ส่งผลต่อโครงการ และมีความจำเป้นที่จะต้องนำมาใช้ในโครงการ เช่น ทรัพยากรที่ต้องนำมาใช้ งบประมาณ กิจกรรมที่เหมาะสมกับพื้นที่ ฯลฯ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ ล้วนแล้วแต่เป้นปัจจัยใด ๆ ก็ตามที่มีผลต่อโครงการแต่ผู้ดำเนินโครงการสามารถควบคุม แก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ และข้อมูลเหล่านี้จะต้องถูกนำมาใช้ในการวางแผนในการดำเนินโครงการด้วยนั่นเอง
  • Process – กระบวนการดำเนินโครงการ ข้อมูลที่มีความจำเป็นในขั้นตอนนี้คือข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการตามแผนงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการดำเนินกิจกรรม/โครงการ ข้อมูลตามตัวชี้วัด หรือเป้าหมายโครงการ นอกจากนี้ยังรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงกิจกรรม หรือแผนงานใด ๆ ด้วย
  • Product – ผลของโครงการ ข้อมูลในส่วนนี้ คือ ข้อมูลที่หมายรวมถึงผลทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากโครงการ ไม่ว่าจะเป็นผลลัพธ์ (Output) ที่เกิดขึ้นทันทีที่เสร็จสิ้นกิจกรรม ผลที่ตามมา (Outcome) ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจกรรมหรือโครงการ หรือแม้กระทั่งผลกระทบ (Impact) ที่เกิดขึ้นภายหลังจัดกิจกรรมหรือโครงการนั้น ๆ ไปแล้วระยะหนึ่งก็ตาม

ข้อมูล เกิดขึ้นในทุก ๆ ขั้นตอนของกิจกรรมและโครงการ ซึ่งหากไม่มีการวางแผนในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้ดี ผลที่จะเกิดขึ้นคือความสับสนวุ่นวายในภายหลังของการดำเนินโครงการ ดังนั้น โครงการที่ดีมักจะมีกระบวนการในการวางแผนที่จะกำกับ ติดตาม และประเมินผลโครงการอยู่ตลอดเวลา และรายงานผลเป็นระยะ เพื่อป้องกันความผิดพลาด อีกทั้งยังถือเป็นการติดตามความก้าวหน้าและการแก้ปัญหาตลอดระยะเวลาดำเนินงานด้วยนั่นเอง

Slide05

สำหรับการกำกับติดตามโครงการเป็นระยะในทุกๆ ขั้นของวงจรชีวิตโครงการ สิ่งที่มีความจำเป็น คือ ผู้ทำหน้าที่ดังกล่าวจำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในตัวโครงการ เทคนิคที่จำเป็นในการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อตอบตัวชี้วัด หรือตอบวัตถุประสงค์ของโครงการ เพื่อการให้คำปรึกษา และให้ความช่วยเหลือไม่ให้ผู้ดำเนินโครงการหลงทาง

Advertisements

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s